Представители ОАО «Гродно Азот» могут отвечать на запросы СМИ, а также комментировать информацию в том случае, если она не относится к государственным секретам, коммерческой или иной охраняемой законом тайне. Не разглашается информация, которая фигурирует в документах под грифом «секретно» или «для служебного пользования».
Все запросы СМИ, обращённые к должностным лицам (сотрудникам) или подразделениям ОАО «Гродно Азот», должны направляться начальнику ОКм.
Производится рассмотрение только письменных запросов СМИ, выполненных на официальном бланке редакции СМИ и утверждённых подписью их руководителя (главного редактора).
Запрос должен содержать сведения о СМИ, тематику (специализацию) издания, тираж (охват). В запросе формулируется основная тема (предмет запроса), список вопросов, планируемая дата публикации (дата и время выхода в эфир), должность и контактные данные редакции, и корреспондента (телефон, электронная почта).
Начальник ОКм информирует о запросе (обращении) СМИ генерального директора ОАО «Гродно Азот» и представляет проект ответа для согласования позиции предприятия по интересующей СМИ теме.
С целью подготовки наиболее качественного и полного ответа на обращение СМИ начальник ОКм вправе запрашивать необходимую информацию в профильных структурных подразделениях ОАО «Гродно Азот», чьи функциональные зоны ответственности затрагиваются в запросе.
Вся информация, предоставляемая в ОКм структурными подразделениями ОАО «Гродно Азот» для подготовки ответа на запрос СМИ, должна быть согласована руководителем структурного подразделения ОАО «Гродно Азот» или его заместителем (по электронной почте, посредством электронного сообщения). За достоверность информации личную ответственность несут сотрудники ОАО «Гродно Азот», предоставившие её в ОКм.
В целях повышения оперативности и качества взаимодействия со СМИ, сроки подготовки структурными подразделениями запрашиваемой информации не должны превышать 1 сутки с момента обращения в подразделение со стороны ОКм. В отдельных случаях, по согласованию с начальником ОКм, сроки могут корректироваться как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения, в зависимости от актуальности затрагиваемой темы и объёма запрашиваемой информации.
При обращении республиканских СМИ с запросом в ОАО «Гродно Азот» начальник ОКм также незамедлительно уведомляет о факте подобного обращения пресс-секретаря концерна «Белнефтехим» в целях согласования позиции по интересующей СМИ теме.
В случае запроса со стороны СМИ организации интервью, участия должностных лиц (сотрудников) ОАО «Гродно Азот» в радио- и телепередачах, пресс-конференциях, «круглых столах» и т. д., организованных СМИ, а также присутствия на мероприятии ОАО «Гродно Азот», начальник ОКм по согласованию с генеральным директором ОАО «Гродно Азот», при необходимости с заместителями генерального директора, руководителями структурных подразделений ОАО «Гродно Азот» принимает решение о целесообразности проведения данной информационной акции.
С целью исключения неточностей, проверки фактов и обстоятельств работники СМИ обязаны предварительно согласовывать с начальником информационные сообщения и/или материалы, подготовленные к публикации, а также согласовывать интервью с представителями ОАО «Гродно Азот».
ОАО «Гродно Азот» вправе потребовать от редакции корректировки неточностей опубликованного материала, а также опровержения несоответствующих действительности и порочащих честь, достоинство, деловую репутацию ОАО «Гродно Азот» и его работников сведений, которые были распространены в данном СМИ.
Если редакция СМИ не располагает доказательствами того, что распространенные им сведения соответствуют действительности, она обязана опровергнуть их в том же СМИ.
Для предоставления достоверной информации в СМИ, а также для создания положительного имиджа ОАО «Гродно Азот» и исключения возможных репутационных рисков структурные подразделения ОАО «Гродно Азот» должны предоставлять в ОКм материалы по значимым информационным поводам согласно п. 11.4.